首页 会计资讯文章正文

会计档案特点_会计档案管理办法

会计资讯 2024年08月06日 00:42 34 财税会计达人

大家好！今天让小编来大家介绍下关于会计档案特点_会计档案管理办法的问题，以下是小编对此问题的归纳整理，让我们一起来看看吧。

文章目录列表:

会计档案特点_会计档案管理办法

1.会计档案作用就重要性
2.会计档案管理办法

会计档案作用就重要性

1）会计档案的范围。会计档案的来源各类经济实体财会部门会计核算的过程中中形成的原始凭证、记账凭证、各种账簿和各种会计报表等在处理完毕后转化为会计档案。完整会计核算体系对会计对象进行连续、系统、完整的记录和计算，它以原始凭证为依据，以会计科目为分类标志，以记账凭证和账簿为载体，按照一定的程序、运用一定的记账方法、完成整理、计算和登记工作。会计档案主要成分包括会计凭证、会计账簿和会计报表。财会部门的预算计划、制度、规定等财务会计管理文件不属于会计档案的范围，列入其他档案定期归档。会计凭证、会计账簿和会计报表既在作用上有区别，又是一个密切联系的会计核算体系，会计凭证是经济活动、资金运转的合法证明;会计账簿是会计凭证的系统分类核算记录;会计报表是会计账簿记录的更概括、更全面、更系统的定期的综合指标反映。会计报表中的年度决算，则是年度国家预算、单位预算和各项财务收支计划执行结果的总结。

2）会计档案的特点。与其他类型的档案相比较，会计档案具有产生与使用的普遍性、形成过程的连续性、形成程序的严密性的特点。从会计档案的使用方面来看，凡是具备独立核算资格的单位，都会产生会计档进业，每一个具有独立核算资格的单位每天的运转都离不开资金流动与经济往来，都要发生大量的会计事项，随之必然产生数量巨大的会计档案。从会计凭证产生，依据会计凭证填写会计账簿，最后根据会计账簿编制会计报表。这三种形式、内容的会计档案依次形成，具有环环相扣的连续性伴随着会计工作的整个过程。会计工作必须有严密的法规和制度作为规范和保障，所以会计档案的形成是严格依照有关的规定和制度进行的。从会计凭证的项目书写、审核、签字，会计账簿的设置、填写、算，到会计报表的完成，不仅程序密切相连，而且都必须执行相关标准、手续和方法，以监督和保障经济活动的合法性以及会计档案内容的真实性和稳定性。

会计档案管理办法

会计档案的数字化,使会计核算资料的记录方式发生了根本性的变革。一方面,它改变了信息的承载介质,使原来的各种信息媒体,包括纸张、胶片、录像带等,向信息的计算机存储方式,如磁盘、光盘等加快转移。这大大提高了会计信息处理的质量和速度,有利于及时、准确、全面地为国家经济社会发展和部门单位的经营管理提供可靠的财务会计信息。

什么是电子会计档案管理：

1.会计电子档案对环境的依赖性强。会计电子档案的使用依赖于计算机的硬件和软件系统，会计电子档案的储存对周围环境要求苛刻。磁性介质对环境的要求较高，不仅要防水、防火，还要防尘、防磁，而且对温度还有一定要求，从而增加了数据的脆弱性。如果不在数据安全方面加强管理，则数据丢失和毁损的可能性较之手工会计系统大大提高。[1]

2.会计电子档案缺乏直观可视性。传统的会计档案具有直观可视性，而存储在磁性介质上的会计电子档案必须在特定的计算机硬件和软件环境中才能可视。数字化的特征使会计电子档案缺乏视觉的直接感染力，导致会计电子档案与会计信息使用者之间缺乏人性化的和谐关系。

3.会计电子档案具有技术性。技术文档主要是指与会计电子档案的设计和使用密切相关的技术性文档，解释会计电子档案的设计和运行情况。技术文档主要分为开发性技术文档和使用性技术文档。开发性技术文档主要描述会计电子档案系统开发过程中的各种分析、设计情况。使用性技术文档主要用来指导用户对会计电子档案系统进行操作、利用。

4.会计电子档案控制的复杂性。一般来说，信息化程度越高，采用的程序化控制要求也越多。目前我国常用的程序化控制有计算机软件控制、输入数据的机内检验等。会计电子档案系统控制技术的复杂性表现在系统人工控制与各类程序化控制相结合。

电子会计档案有什么保管原则：

1.会计电子档案的整理一般采用“三统一”的原则。即分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一，并分门别类按各卷顺序编制电子档案顺序号。电子档案顺序号应包含尽可能多的信息特征，具有规范性、通用性和合理性。此外，电子档案顺序号的容量应具有超前性，能满足未来会计电子档案业务发展的需要。[1]

2.严密的监察。会计电子档案保管的标准操作规程应要求对操作活动进行严密的监察和检查。其包括定期地对控制台记录、作业记录和实施记录加以审查和比较。

3.应急规则。应制定适宜的计划和规程来应对程序、文件和设备遭受火灾、水灾、断电、通讯中断、盗窃等突然事故和紧急情况。典型的应急措施包括文件备份、程序备份、备份与原件分开存放等方面的要求。

4.数据文件标准控制。文件的处置规则是用来防止数据文件被误用、损毁等情况的，包括文件名、保留日期、文件重建、存放地点等方面的规则。所有的文件均应由保管员在档案室加以保管，并严格限制别人接触文件。

会计电子档案有什么保管要求：

1.建立严格的内部控制制度。

内部控制制度是指一个企业或单位为了保护资产的安全性、会计资料的准确性和可靠性、提高经营效率以及贯彻执行其规定的管理方针而在组织内部采取的一系列制度、方法和手续。与传统内部控制相比不同的是，会计档案信息化要求内部控制的范围相应扩大，其中包括一些手工会计系统中没有的控制内容，如对系统开发过程的控制、数据编码的控制以及对调用和修改程序的控制等。会计档案信息化要求内部控制的手段更加多样化，程序化控制是其主要的控制手段。不难看出，保证资料准确、可靠是内部控制的主要目的，内部控制制度可有效地保证会计电子档案的安全和可靠。

2.建产严格的认证制度，引入加密技术。

在手工会计系统中，数据的处理和存储均分散于各个部门和人员，而会计电子档案系统的突出特点是数据的处理和存储的集中化，由此给数据安全带来一定的威胁。如未经授权的人员可以利用计算机轻而易举地浏览大部分文件和数据，从而使得机密数据被泄露。而严格的认证制度可以防止未经授权的人员进入会计电子档案系统。认证技术包括不同权限的口令认证、指纹认证、全息认证等。加密技术的引入可有效保证数据的安全性。密码学就是在破译和反破译的过程中发展起来的。加密算法就是用基于数学计算方法与一串数字(密钥)对普通的文本(信息)进行编码，产生不可理解的密文的一系列步骤。发送方在信息发送到公共网络或互联网之前将消息进行加密，接收方收到消息后对其解码(亦称为解密)，所用的程序称为解密程序，这是加密的逆过程。

3.建立授权操作制度，实行岗位专人专职制度，避免越权操作。

根据责、权、利、效相结合的原则，对不同的岗位赋予不同的权限，可设立系统主管、管理员、操作员等岗位。不同的岗位有不同的职责，在会计电子档案管理中肩负不同的责任，同时，同级岗位之间电有一定的牵制和监督作用。岗位的职责应明确，既不能出现管理的盲点，也不能出现职责的交叉和重复。采取不相容职责相分离的措施，严格岗位责任制。设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅登记簿，严防会计电子档案毁损、丢失和泄密。

会计电子档案管理存在的问题是什么：

1.会计档案载体：电算化会计虽已实施，但因为实施时间不长，财会人员和单位领导对会计电算档案的组成内容不甚了解，缺乏管理会计档案的经验，很多单位只是将打印出的纸质档案存档，而没有将存储在计算机中的会计信息备份在磁性介质上归档保存，未选择质量优良的磁盘介质进行会计档案数据备份，未实行备用盘与存储盘分离存放，导致电子数据因此损坏或丢失。没有建立专门的电算化会计档案保护制度;从而影响会计档案的完整性。[2]

2.缺乏必要的计算机维护、网络安全人才：电算化下的档案管理涉及到软件、系统安全、维护等一系列专业的问题，但目前一般单位都仅仅对以前的会计人员进行一定的培训，然后就去操作系统，在一定层面上而言，会计人员仅学会了操作，而管理与维护对他们而言就非常陌生，由此导致的结果与损失也非同小可。

3.对会计电算化本身理解的偏差多数企业的会计人员，仅仅将电算化看成自动运算做帐的工具，而忽视了它本身所应包含的管理会计分析、预测、决策等功能，从而心理上缺乏对会计电算化档案管理的重视。档案管理工作尚未引起有关领导的重视，对归档工作重视不够，档案部门缺乏必要的措施及相应的业务指导，妨碍了电子文件、数据的归档。

4.会计档案管理制度不完善：由于电算化会计档案更易在不知觉的情况下被修改，因此在没有及时修订单位的会计档案管理制度，没有制定相应的会计电算档案保管人员职责情况下，会计档案的人为破坏和自然损坏现象在所难免。同时由于没有完善的、针对电子文件的制度规范，电算化会计档案的归档工作处于无序状态。归档时仍旧沿袭手工管理时的老做法，只归档纸质文件，而且是将原来用手工记录的账簿、报表，改成了用计算机打印出来的账簿、报表。

第一条　为了加强会计档案的科学管理，统一全国会计档案工作制度，更好地为社会主义经济事业服务，特制定本办法。第二条　会计档案是指会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核算专业材料，它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。各机关、团体、国营企业、建设单位和事业单位（以下简称各单位），必须加强对会计档案管理工作的领导，建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁等管理制度，切实地把会计档案管好。第三条　会计档案是国家档案的重要组成部分，也是各单位的重要档案之一。会计档案工作由各级财政机关和各级档案业务管理机关共同负责进行业务指导、监督与检查。第四条　各单位每年形成的会计档案，都应由财务会计部门按照归档的要求，负责整理立卷或装 订成册。当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位财务

会计部门保管一年。期满之后，原则上应由财务会计部门编造清册移交本单位的档案部门保管。

财务会计部门和经办人必须按期将应当归档的会计档案，全部移交档案部门，不得自行封包保存。档案部门必须按期点收，不得推诿拒绝。第五条　档案部门接收保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，应当会同原则财务会计部门和经办人共同拆封整理，以分清责任。

档案部门对于违反会计档案管理制度的，有权进行检查纠正，情节严重的，应当报告本单位领导或财政、审计订机关严肃处理。第六条　各单位对会计档案必须进行科学管理，做到妥善保管，存放有序，查找方便。同时，严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。第七条　各单位保存的会计档案应为本单位积极提供利用，向外单位提供利用时，档案原件原则上不得借出，如有特殊需要，须报经上级主管单位批准，但不得拆散原卷册，并应限期归还。第八条　撤销、合并单位和建设单位完工后的会计档案，应随同单位的全部档案一并移交给指定的单位，并按规定办理交接手续。第九条　各种会计档案的保管期限，根据其特点，分为永久、定期二类。定期保管期限分为三年、五年、十年、十五年、二十五年五种。

各种会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。第十条　会计档案保管期满，需要销毁时，由本单位档案部门提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定，严格审查，编造会计档案销毁清册。机关、团体和事业单位报本单位领导批准后销毁；国营企业经企业领导审查，报经上级主管单位批准后销毁。对于其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权债务时为止。建设单位在建设期间的会计档案，不得销毁。第十一条　各单位按规定销毁会计档案时，　应由档案部门和财务会计部门共同派员监销。各级主管部门销毁会计档案时，还应有同级财政部门、审计部门派员参加监销。各级财政部门销毁会计档案时，由同级审计机关派员参加监销。第十二条　监销人在销毁会计档案以前，应当认真进行清点核对，销毁后，在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位领导。第十三条　本办法适用于下列会计单位：

一、预算会计。包括各级财政机关的总预算会计；各级机关、团体和事业单位的单位预算会计；各级税务机关的税收会计。

二、建设银行会计。

三、企业会计和建设单位会计。包括所有国营企业会计和建设单位会计。第十四条　会计档案保管期限，原则上按本办法附表执行。其中涉及外事的会计凭证、会计帐簿，不需要永久保管的部分，可由有关主管部门分别另行制定保管期限。

各单位会计档案的具体名称，如果同本办法附表中档案的名称不相符时，可比照类似档案的保管期限办理。第十五条　预算、 计划、 制度等文件材料，按照文书档案管理办法执行，不适用本办法。第十六条　中国人民解放军和中国人民银行系统的会计档案管理办法，由中国人民解放军总后勤部和中国人民银行总行参照本办法自行制定，报财政部和国家档案局备案。

集体所有制企业、事业单位的会计档案管理办法，由各省、自治区、直辖市或有关主管部门参照本办法自行制定，报财政部和国家档案局备案。第十七条　各省、自治区、直辖市财政机关、档案业务管理机关和中央、国家机关，应当根据本办法的原则规定，结合本地区、本部门的具体情况，制定具体实施办法，一并下达执行，并将具体实施办法抄报财政部和国家档案局备案。

标签： 会计档案特点_会计档案管理办法

相关文章

财税考试日常Copyright ◎2021 财税考试日常 版权所有 备案号：鄂ICP备2023012174号 由财税考试日常整理发布 作者QQ：暂无