会计信息化实例_财务总监主要是做什么的啊？

大家好！今天让小编来大家介绍下关于会计信息化实例_财务总监主要是做什么的啊？的问题，以下是小编对此问题的归纳整理，让我们一起来看看吧。

文章目录列表:

物流案例:南通化轻仓储物流现代化实践

说起南通化工轻工股份有限公司（以下简称南通化轻），有一项纪录在国内至今无人能“破”，那就是连续40年企业履约率100%。170人，一年销售额达18.5亿元，而所有的往来合同、银行贷款、应缴税款及应收、应付等无一例外按约完成。南通化轻究竟是如何做到的呢？

南通化轻是一家集贸易、仓储、物流于一体的大型化工企业。由于化工产品品种多、变化快，而这些产品中还有相当一部分属于液体原料，这些产品在运输、存储的过程中，存在着一定的途耗、库耗，如果不能加以有效管理，企业经营的成本也难得到有效的控制。因此，必须在管理的精细化上下功夫。

　为此，南通化轻公司成立物流管理中心，提出了三“流”分离的新型管理模式，即资金流、物流、商流分轨运行。而采用三“流”分离的模式，主要是为了对企业经营活动中的各个环节进行控制，对各部门的经营活动形成有力的监督、监察机制，从而实现企业管理的精细化。

　一、财务改造打下基础

　精细化管理为南通化轻的发展奠定了基础。1997年，南通化轻的销售额突破了5亿元。然而，随着业务的增长，传统的手工操作模式渐渐暴露出效率低下的弊端，各部门的工作越来越忙，业务处理的过程也越来越长。尤其是财务部，每天要进行近千张单据的制作及其他业务处理。与此同时，各种数据、报表的及时性和准确性也很低。不仅如此，各种数据的查询、统计也越来越困难。

　南通化轻的领导们意识到，企业要想适应快速增长的需求，仅有精细化的管理是远远不够的，还须建立一套快捷、准确的管理信息系统。

　2001年，公司引进了用友的财务系统。在南通化轻的财务管理中，其中最重要的就是往来账的管理。由于公司采用了内部银行制度——对外统一账户，对内各部门独立核算，因此，各种往来账目要多于一般的企业，这无形中增加了财务部门的工作量。以往在手工状态下，很难及时地完成数据的统计,查询起来也很麻烦。

　用友财务系统运行后，往来账全部实现了微机管理，业务的处理能力得到了提升。不仅如此，由于采用微机管理，各种资金往来都能通过电脑及时反映出来，从而也为财务部及时发现风险资金提供了依据。

　用友财务系统的应用不仅解决了南通化轻财务部的关键业务，同时也使管理变得更加规范、高效。另外，系统还有了预警、监控功能，很多以往只能事后发现的问题，如今在业务发生前就可以得到有效控制，实现了企业管理的事前控制、事中监控和事后分析。

　二、业务漏洞频繁出现

　2002年，南通化轻将信息化推向了业务系统。在南通化轻，业务管理的核心就是订单管理和价格管理。调单管理是订单管理中最重要、也是最可能出问题的一个环节。

　以往由于调单都是采用手工方式进行管理，一张调单开出后，货物是否领走，何时领走的，很难及时知道。由于化工产品的价格波动比较频繁，会出现如下现象：客户在下单后发现降价了，于是要求退货；如果涨价了，就把货领走。这就给企业的经营造成了不小的影响。另外，调单一旦开出，客户什么时候取货都行，而财务部要想核实一笔货是否已经取走，手工翻阅历史数据需要相当长的时间，这也容易造成一张调单多次领货的漏洞。

　价格管理也是业务管理中的一个重要部分。以前，南通化轻与安徽一家软件商共同开发了一套业务系统。但当系统运行一段时间后发现，由于南通化轻的业务结构太过复杂，系统很难完全覆盖所有业务。此外，系统本身的稳定性也存在一定的问题。

　三、运作流程重组收效

　由于南通化轻的业务是批发零售兼营，有时候一个订单很大，一次订购的货物需要分几次运走，这就使得调单的管理变得尤为重要。例如：有时一批货需要分几批走，有时几批货一次走。因此，物流单据有时是“一对多”，有时是“多对一”。

　由于南通化轻的销售是“先款后货”，所以确认客户的资金是否到账是一个重要的环节。以前，在手工状态下曾出现过客户到了一批款，却订了两批货的现象。由于当时缺乏监控手段，往往是事后才能发现。此外，产品的批次管理、移库过程中的库损管理等等诸如此类的细节性问题还有很多。如果不能有效地解决这些问题，业务信息化就很难真正实现。

　为此，项目组在对原系统进行重新梳理的基础上，利用用友软件业务流程自定义功能对业务流程进行了设置。同时，在充分理解企业业务流程管理控制要求后，进行了适当的软件二次开发，如价格开锁（低于最低售价销售的审批流程）、存货最新现存量及最新成本查询、发货单关闭、冲抵实物入库等。

　目前，南通化轻内部已基本实现了财务系统与业务系统的对接，业务运作的效率提高了，而且业务操作的规范性也增强了。如今，无论是财务数据，还是业务信息的查询和统计，其时效性和准确度都有了改观。ERP系统运行后，业务流程更加透明，公司对业务的管理从事后反映变成了事前控制。业务审批的每一步都通过计算机进行操作，一旦出现问题，可马上解决。

财务总监主要是做什么的啊？

名词解释

1、信息：对事物运动状态和特征的描述，而数据是载荷信息的物理符号。

2、管理信息：经过加工处理后对企业生产经营活动有影响的数据。

3、信息间的递归定义：管理数据和信息之间的区别是相对的，一个系统或一次处理所输出的信息，可能是另一个系统或另一次处理的原始数据；低层决策所用的信息又可以成为加工处理高一层决策所需信息的数据，这就是信息间的递归定义。

4、信息反馈：控制物流的输入信息作用于受控对象后，把产生的结果信息返回到输入端，并对信息再输入发生影响的过程。而上述作用于受控对象后的结果信息称为反馈信息。

5、DSS：在半结构化决策活动过程中，通过人机对话，向决策者提供信息，协助决策者发现和分析问题、探索决策方案，评价、预测和选择方案，以提高决策有效性的一种以计算机为手段的信息系统。

6、GDSS：支持一群决策者为获得有效决策结果的计算机辅助系统。

7、智能支持系统：将人工智能技术引入决策支持系统而形成的一种信息系统。

8、制造资源计划(Manufacturing Resource Planning，MRPII)系统：COPICS是美国IBM公司开发的适用于各类制造业工厂的管理信息系统，也是最早推出的MRPII商品化软件。

9、企业资源计划(Enterprise Resource Planning，ERP)：根据计算机和网络技术的发展趋势和企业对供应链管理的需要，描绘出一整套企业管理系统体系标准，其实质是在MRPII基础上，适应全球市场竞争供应链管理的需求，对企业资源全面管理的思想。

10、企业信息化：企业利用现代信息技术，通过对信息资源的不断深入开发和广泛利用，不断提高生产、经营、管理、决策的效率和效益，进而提高企业经济效益、增强企业竞争力的过程。

11、计算机集成制造系统(Computer Integreted Manufacturing System，CIMS)：企业生产过程的自动化、智能化与企业管理决策的网络化、智能化两个方面的结合，组成计算机集成制造系统。

12、企业业务流程重组(Business Process Reengineering，BPR)：对企业的流程进行根本的再思考和彻底的再设计，以求得企业的成本、质量、服务和速度等关键经营绩效指标有巨大的提高。

13、供应链管理：通过信息流、物流、资金流，将供应商、制造商、分销商、零售商直到最终用户连成一个整体的管理模式。

14、虚拟企业：具有企业功能，但在企业体内没有执行这些功能的实体组织的企业。

15、企业组织的虚拟化：一是企业内部的虚拟化；二是企业组织之间的虚拟化。

16、电子商务(Electronic Commerce，EC)：对整个贸易活动实现电子化。即交易各方通过计算机和通信网络进行信息的发布、传递、存储、统计，以电子交易方式而不是通过纸介质信息交换或直接面谈方式进行商业交易。

17、计算机软件：计算机程序、程序所使用的数据以及有关的文档资料的集合。

18、系统软件：直接控制和协调计算机、通信设备及其他外部设备的软件。

19、操作系统：控制和管理计算机硬件、软件资源，合理组织计算机工作，并为用户使用计算机提供服务的软件。

20、数据通信：在收发站之间传送这些二进制代码序列的过程。

21、模拟通信系统：传递的信号为模拟信号，在时间和幅度取值上都是连续的。

22、数字通信系统：传递的信号为数字信号，在时间上是离散的，在幅度取值上是经过量化的。

23、基本频带：使用数字信号传输数据，终端设备将数字信号转变成脉冲电信号时，这种原始矩形脉冲信号固有的频带叫做基本频带，简称为基带。

24、调制：把数字信号转换为模拟信号的过程叫做调制

25、解调：将模拟信号还原为数字信号的过程叫做解调

26、通信协议：在通信过程中，通信双方都必须遵守的规则和约定。

27、企业内部网(Intranet)：一个企业为实现内部管理和通信而建立的独立网络。

28、企业外部网(extranet)：企业内部网对企业外部特定用户的安全延伸。

29、数据库(Data Base，DB)：以一定的方式将相关数据组织在一起并存储在外存储器上所形成的、能为多个用户共享的、与应用程序彼此独立的一组相互关联的数据集合。

30、数据库管理系统：帮助用户建立、使用和管理数据库的软件系统，简称为DBMS(Data Base Management System)。

31、数据库系统(Data Base System)：以计算机系统为基础，以数据库方式管理大量共享数据的综合系统。

32、模式：描述逻辑结构的称为模式(或概念模式、逻辑模式)，它是数据库数据的完整表示，是所有用户的公共数据视图。

33、实例：模式的一组值称为模式的一个实例。

34、模型：对现实世界事物特征的模拟和抽象就是这个事物的模型。

35、实体：客观存在，并且可以互相区别的事物。

36、属性：实体具有的每一个特性都称为一个属性。

37、码：在众多属性中能够惟一标识(确定)实体的属性或属性组的称为实体的码。

38、域：属性的取值范围称为该属性的域。

39、实体型：用实体名及描述它的各属性名，可以刻画出全部同质实体的共同特征和性质，它被称为实体型。

40、逻辑数据模型：用户通过数据库管理系统看到的现实世界，它描述了数据库数据的整体结构。

41、物理数据模型：用来描述数据的物理存储结构和存储方法的。

42、关系数据库系统：在数据库中的数据结构如果依照关系模型定义，就是关系数据库系统。

43、关系(Relation)：一张二维表对应一个关系。

44、属性(Attribute)：表中每一列叫做一个属性，属性有名和值的区别。

45、元组(Topl)：由属性值组成的每一行叫做一个元组。

46、框架(rramework)：由属性名组成的表头称为框架(关系型)。

47、分量：表中的每一个属性值。

48、域(Domain)：每个属性的取值范围。

49、主码(Primary Key)：一个关系中往往会有多个候选码，可以指定一个为主码。

50、数据库表：数据表也简称表，在VFP中数据表一般应当包含在数据库中，叫做数据库表(简称库表)；但是也可以独立存在，叫做自由表。

51、关键字：关系中的码在数据表中一般叫做关键字，主码叫做主关键字。

52、系统工程：为了合理地进行开发、设计和运用系统而采用的思想、步骤、组织和方法的总称，管理信息系统的开发属于系统工程的范畴。

53、系统的生命周期：任何系统均有其发生，发展，成熟，消亡或更新换代的过程，这个过程称为系统的生命周期。

54、原型：首先由用户与系统分析设计人员合作，在短期内定义用户的基本需求，开发出一个功能不十分完善、实验性的、简易的应用软件系统的基本框架，称之为原型。

55、对象：数据和操作的封装通信单位。

56、对象的属性和服务：在面向对象技术里，将数据和操作称为对象的属性和服务。

57、类：一组具有相同结构、操作和约束条件的对象，对象类由“类说明”和“类实现”两大部分组成。

58、类继承机制：一个类的上层可以有超类，下层可以有子类，形成一种层次结构。一个类可以有多个超类，也可以有多个子类。超类是下层子类的概括，因此子类可以继承超类的属性、操作和约束规则，这就是类继承机制。

59、诺兰模型：在一个地区、一个行业乃至一个国家计算机应用发展的客观道路及规律，即所谓诺兰模型。

60、战略集合转移法(Strategy Set Transformation，SST)：把组织的总战略看成一个信息集合，由使命、目标、战略和其他战略变量组成。信息系统战略性规划过程，就是将企业的战略集转化为MIS的战略集的过程。

61、关键要素：关系到企业的生存与组织成功的重要因素，它们也是企业最需要得到的决策信息、是值得管理者重点关注的活动区域。

62、现状调查：在所确定的系统范围之内，对现行系统进行详尽、深入的调查和分析，收集一切有关的事实、资料和数据，彻底掌握现行系统的工作状况，为下一步的需求分析和建立逻辑模型提供依据。

63、业务流程图：以一项业务或一组相互关联的业务作为描述对象，对它们的处理过程及所涉及的信息进行描述。

64、数据流程图：既是对原系统进行分析和抽象的工具，也是用以描述新系统逻辑模型的主要工具。它有两个特点：概括性，抽象性。

65、外部实体：不受所描述的系统控制，独立于该系统之外的部门、群体，或另一个信息系统。

66、数据流：与所描述系统数据处理功能有关的各类数据的载体，是各处理功能输入和输出的数据集合。

67、数据字典：给数据流程图中每个成分以定义和说明的工具。

68、功能分析：对数据流程图中处理过程的功能作详细的说明。

69、U/C矩阵：是一张表格。它可以表数据/功能系统化分析的结果。它的左边第一列列出系统中各功能的名称，上面第一行列出系统中各数据类的名称。表中在各功能与数据类的交*处，填写功能与数据类的关系。如果在某功能中建立了一个数据类，则在该功能与数据类的交*处填上字母C，如果完成某功能要应用一个数据类，则在交*处填上字母U。

70、非法耦合：一个模块与另一个模块内部发生联系，即一个模块中的某些内容在另一模块中以某种方式被引用，称为非法耦合。

71、以转换为中心的结构：如果待分解的模块是一个数据凝聚的模块，即内部包含若干顺序执行且对某些数据进行转换处理，称为以转换为中心的结构。这种模块可分解为输入、处理、输出三大部分。

72、数据库的物理结构设计：为一个确定的逻辑数据模型选择一个最适合应用要求的物理结构的过程，就叫做数据库的物理结构设计。

73、物理数据模型：数据库在物理设备上的存储结构和存取方法称为数据库的物理数据模型。

74、E-R图：描述概念数据模型的主要工具是E-R(实体一联系)模型，或者叫做E-R图。

75、用户的视图：在数据库的概念结构设计中，用户的局部概念模式是全局概念模式的子集，叫做用户模式、外模式，它是从用户的观点看到的数据库，所以也叫做用户的视图。

76、程序设计：实际上是对象的设计。对象有自己的数据(属性)，也包括作用于数据的操作(方法)和对象的响应(事件)。

77、人机对话：也叫人机交互，是指在程序运行过程中，为了控制或校验目的，通过计算机显示屏幕，使人和计算机对话(交互)的操作。

78、数据源：报表数据的来源，可以是数据表、视图、查询或临时表。

79、布局：用来定义报表输出格式的文件。一般提供了列布局、行布局、一对多布局、多栏布局等。

80、处理过程设计：对控制结构图中，每一个模块内部的处理过程，进行具体的描述。

81、程序设计任务书：详细地描述这个处理逻辑可以使用“输入一加工一输出”(Inpu Process Output，IPO)图。IPO图将为编制程序提供指导，所以也叫做程序设计任务书。

82、系统设计说明书：又称为系统设计报告，是系统设计的最后成果，也是新系统的物理模型和系统实施的依据。

83、语法错误：因程序设计人员对程序设计语言的理解不够，或程序设计基本功不扎实造成的结果。

84、系统错误：由于计算机硬件、软件引起的错误。

85、逻辑错误：虽然不违反系统规则，但是却不合逻辑或不合题目语义的错误。

86、对象：一般来说，现实世界中可以独立存在的，能够被区分的一切实体(事物)都是对象。

87、类：一组对象的属性和行为特征的抽象描述，或者说是具有共同属性、共同操作性质的对象的集合。

88、属性：对象外观及行为的特征。

89、事件：对象可以识别和响应的行为与操作。

90、方法：对象所具有的功能，因为一种功能必然是由一个过程来支持。

91、系统主控程序：简称为主程序，是用来设置应用系统的操作环境、控制和调用用户初始界面、启动事件循环的最高一级的程序。

92、项目管理器：开发及管理应用系统人员的工作平台。“项目”是相关文件、数据及对象的集合。

93、系统测试：保证系统质量的关键，对整个系统开发过程，包括系统分析、系统设计和实施的最终审查。

94、系统错误：与外部接口错误、子程序调用错误、参数使用错误等。

95、信息中心：计算机化的管理信息系统是一个人——机系统，因此，计算机管理信息系统建立以后，就必须要由人和组织来管理，这个组织称之为信息中心。

96、信息中心：负责对企业的信息资源进行规划、配置、协调、控制和管理的机构。其管理的基本方式有集中式与分散式两种。

97、集中式：将所有信息资源的规划、配置、协调、控制和管理权全部集中于统一的信息中心，企业任何一个部门的信息资源需求都由信息中心负责提供。

98、安全性：应保护管理信息系统不受来自系统外部的自然灾害和人为的破坏，防止非法使用者对系统资源，特别是信息的非法使用而采取的安全和保密手段。

99、可*性控制：主要指防止来自系统内部的差错、故障而采取的保护措施。

100、人员及管理控制：主要指用户合法身份的确认和检验。

101、存取控制：通过用户鉴别，获得使用计算机权的用户，应根据预先定义好的用户权限进行存取，称为存取控制，是在共享资源条件下保证信息系统安全性的重要措施。

102、操作权限：一方面是用户的可操作对象，另一方面是用户可以进行的操作类型，即对系统资源的使用权，运行权，阅读权，修改权，清除权等。

103、数据加密：为防止数据在存储介质中被非法拷贝和在传输过程中被非法窃取，在系统中应对机密数据采取加密存储和加密传输等安全措施。

104、系统可*性：在运行中能抵御各种外界干扰、正常工作的能力。

105、系统的冗余设备：主要指中央处理器、内存储器，也可以包括外存储器、输入/输出设备等。

简答

1、管理的概念

（1）管理的目的是实现企业的目标

（2）管理是对组织资源进行合理配置的过程

（3）管理的实施是通过计划、组织、领导和控制等活动进行的。

2、管理信息的作用

（1）管理信息是重要的资源

（2）管理信息是决策的基础

（3）管理信息是实施管理控制的依据、

（4）管理信息是系统内外联系的纽带

3、管理信息的特点

（1）原始数据来源的分散性

（2）信息资源的非消耗性

（3）信息量大

（4）信息处理方法的多样性

（5）信息的发生、加工、应用，在空间、时间上的不一致性。

4、以工业企业为例，其固定信息由哪些部分组成

（1）定额标准信息

（2）计划合同信息

（3）查询信息

5、在企业经营活动中，决策大致可以分为哪几类，各种管理类型的管理活动所要求的信息的有什么差别？

（1）战略规划

（2）管理控制

（3）日常业务管理

差别在于：

（1）信息范围不同

（2）信息源不同

（3）信息概括程度不同

（4）信息的时间性不同

5）信息更新间隔期不同

（6）信息加工处理方法不同

（7）信息使用频率不同

6、计算机应用的发展阶段

（1）电子数据处理(ElectronicDataProcessing，EDP)

（2）数据的系统处理，狭义的管理信息系统(ManagementInformationSystem，MIS)阶段

（3）支持决策

7、管理信息系统MIS有以下特点：

（1）在企业管理中全面使用计算机

（2）应用数据库技术和计算机网络

（3）采用决策模型解决结构化的决策问题

8、决策支持系统DSS具有以下的特点。

（1）主要针对管理人员经常面临半结构化的决策问题

（2）系统主要应用数据和模型进行决策分析研究，需要模型库的支持。

（3）易于为非计算机专业人员以交互会话的方式来使用

（4）系统支持但不是代替高层管理者制定决策

9、管理系统中计算机应用的基本条件

（1）科学的管理基础

（2）领导的支持和参与：抓好规划、抓好决策、抓好落实。

（3）建立专业人员队伍和培训

10、管理信息系统的基本结构形式

（1）职能结构

（2）管理阶段结构

（3）层次(纵向综合)结构

（4）全面综合结构

11、ERP的特点

（1）实现面向供应链的信息集成

（2）采用信息技术的最新成果

（3）结合企业业务流程重组

12、企业信息化主要体现哪些领域

（1）企业管理决策的网络化、智能化。

（2）企业生产过程的自动化、智能化。

（3）企业商务活动的电子化

13、企业进行改革和创新，主要表现在哪些方面

（1）业务流程重组

（2）供应链管理

（3）虚拟企业

14、电子商务功能主要包括哪些方面

（1）网上广告宣传

（2）网上咨询和贸易洽谈

（3）网上产品订购

（4）网上货币支付和电子银行

（5）服务传递

（6）意见征询

（7）交易活动管理

15、电子商务按照其服务对象的范围，可划分为哪几类

（1）企业与消费者之间的电子商务(简称B-C模式)

（2）企业与企业之间的电子商务(简称B-B模式)

（3）企业内部的电子商务

16、电子商务的特点

（1）提供全球性商务服务

（2）高效、快捷

（3）加强客户关系管理

（4）提高服务质量

17、DBMS由哪些基本部分组成

（1）数据描述语言DDL(DataDescriPtionLanguage)

（2）数据操作语言DML(DataManiPulationLanguage)

（3）其他管理和控制程序

18、数据库系统的特点

（1）数据结构化。

（2）数据共享。

（3）数据独立性。

（4）可控冗余度。

（5）统一的管理和控制。

19、关系模型的基本约束条件

（1）表格中每一数据项不可再分，是基本项。

（2）每一列数据有相同的类型，叫做属性。各列都有惟一的属性名和不同的属性值，列数可根据需要而设定。

（3）每列的顺序是任意的。

（4）每一行数据是一个实体诸多属性值的集合，叫做元组。一个表格中不允许有完全相同的行出现。

（5）各行顺序可以是任意的。

20、系统开发的任务

系统开发的任务就是根据企业管理的目标、内容、规模、性质等具体情况，从系统论的观点出发，运用系统工程的方法，按照系统发展的规律，为企业建立起计算机化的信息系统。其中最核心的工作，就是开发出一套适合于现代企业管理要求的应用软件系统。

企业档案该如何整理？

财务总监的职责有：

1、了解在当前销售策略下的市场状况；2、组织领导公司的财务管理、成本管理、预算管理、会计核算等方面工作，加强公司经济管理，提高经济效益；

3、参与制定公司年度总预算和季度预算调整，汇总、审核下级部门上报的月度预算，召集并主持公司月度预算分析与平衡会议等；4、负责重要内审活动的组织与实施；

5、掌握公司财务状况、经营成果和资金变动情况，及时向总经理和董事长汇报工作情况；6、主持制定公司的财务管理、会计核算和会计监督、预算管理、审计监察、库管工作的规章制度和工作程序，经批准后组织实施并监督检查落实情况；

7、组织执行国家有关财经法律、法规、方针、政策和制度，保障公司合法经营，维护股东权益；8、按规定审批从银行提现金的作业。

每年的归档文件整理，各单位都很重视，但整理与编目不规范的还不少，原因是档案人员对归档文件分类、鉴定等技能掌握得不够好。为此，笔者对如何规范归档文件（即文书档案）的整理与编目提出了简明扼要的方法，供大家参考。

第一步 清理文件，即把上一年收发文及帐外文件材料区分为：不归档、永久和定期。划分保管期限要结合《国家档案局关于机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》（即国家档案局8号令）制定好本单位的档案保管期限表，对照条款，逐份文件进行鉴定。

概要地说，即便于实际工作中掌握的保管期限划分方法如下：

永久（Y）：

1.收文中针对性文件：A、看是否主送本单位即批复类文件；B、看内容是否反映本单位人与事，如任免、表彰、处分类文件。

2.收文中方针政策性文件，如决定、规定、办法、意见等。

3.发文中属本单位主要职能活动的重要的文件材料；本单位开展重大活动形成的文件材料。

4.注重“账外”文件材料的收集与归档（即本单位计划与总结、各类人员名册、工资册、劳动工资年报，重要创建活动文件材料等）。

定期30年（D30）：

1.收文：上级主管机关下发的需要长期执行的方针政策性文件（如注明试行的、暂行的办法、条例、规定等；非主要职能工作但要贯彻的政策法规；

2.发文：本单位形成的比较重要的业务文件材料（大致包括：内部管理制度，奖励制度，业务操作规程等）。

定期10年（D10）：

1.收文：上级主管机关及本地区各部、局、办普发的短期内需要查考的文件；

2.本单位形成的事务性的、办理一般性工作形成的文件。

简单扼要地讲，区（县）级机关、文件数量比较大，特别是要进馆的单位，区分保期限期尽量按照国家档案局8号令的规定来；文件数量不多或比较基层的单位，可以往“自己”靠，即本单位形成的、针对本单位工作的文件材料，其保管期限可从长。

第二步 按件装订：界定何为一“件”，具体见《归档文件整理规则》。“件”有两种，①为自然件，这很好界定；②适当的“组件”。文件材料已有电子文档的，可采用缝纫机轧边（固定）；后期要扫描加工的，推荐用不锈钢推订来装订，以便于还原和高速扫描。装订后的文件材料，每件敲上“档号章”。

第三步 排列文件：区分“党群”、“行政”、“业务”三大类之后在每类的二级类目下按事由排列文件。党群工作类下设二级类目，一般设：①党务、②工会，③共青团、④妇女工作、⑤学(协)会，在①下按时间排列文件，②③④⑤同上，文件数量少的单位可在党群类下直接按二级类目排列。

行政管理类下设二级类目，一般有：①组织人事；②政(事)务；③财产管理，①下按时间先后排列，②③同理。(政务：文字秘书工作；事务：后勤保障一类；财产管理即审计、会计、经费、车辆、设备、房产管理等工作中形成的文件材料)。

业务管理类：本单位业务管理工作中形成的文件材料，要根据各单位主管业务的不同情况，区分属类、排列文件。

第四步 编号：永久、定期30年、定期10年分别编三个流水号，一年一编（即填写档号章上的归档信息）。

第五步 编目：按保管期限分别填写《归档文件目录》。

第六步 填写备考表，装盒、填写脊背（可统一用数字、代码章印上，以保持整洁与美观。