采购活动如果缺乏有效的会计控制_控制企业采购成本的具体方法和策略

大家好！今天让小编来大家介绍下关于采购活动如果缺乏有效的会计控制_控制企业采购成本的具体方法和策略的问题，以下是小编对此问题的归纳整理，让我们一起来看看吧。

文章目录列表:

1.怎么控制采购成本
2.控制企业采购成本的具体方法和策略

怎么控制采购成本

　导语：随着社会经济的快速发展，新时期全新的企业经营环境也为我国企业的采购成本控制提出了更高的要求。可以说做好采购成本的控制工作不仅关系到企业的经济效益、关系到市场竞争环境的健康。

怎么控制采购成本

　一、建立和完善企业的采购制度

　由于采购工作的特殊性，采购人员代表企业同各类供应商打交道，操作过程难以完全透明，存在暗箱操作等违规行为。因此，企业就必须制定严格的采购制度，制约企业的采购活动，这是企业有效控制采购成本的前提条件。

　通过建立采购制度，并加以完善，从而达到规范企业的采购活动，提高工作效率，杜绝采购人员的违规行为等为目的，使企业的采购成本得到有效的控制。企业的采购制度一般包括如下的基本内容：采购部门内部的分工的职责;采购范围的划分;采购选型程序;采购单的批准权限和下达方式;询价、确定供应商和签定采购合同的操作程序;以及对监督到货、质检入库、采购统计的规定等。

　采购制度中对成本起关键作用的是采购物资的价格以及供应商档案和准入制度，同时，应建立采购人员的业绩考核标准和奖惩制度，以利于调动全体采购人员参与采购成本控制的积极性。

　1.价格档案和价格评价体系

　企业采购部门应该对所有采购材料建立价格档案，对每一批采购物品的报价，应首先与归档的材料进行比较，分析价格差异的原因。如无特殊原因，原则上采购的价格不能超过档案中的价格水平，确定最新的合理采购价格，及时更新归档的价格档案。

　2.建立供应商档案制度

　对企业的正式供应商要建立档案，并有专人负责管理。企业的采购必须在归档的供应商中进行，供应商档案内容应定期核对，对于变化的内容应该及时更新。同时，要建立供应商准入制度，重点材料的供应商必须经质检、物料、财务等部门联合考核后才能进入，如有可能要实地到供应商生产地考核。企业要制定严格的考核程序和指标，因为质量是企业的生命，保证原材料的质量才能进一步保证产品质量。

　3.利用标准采购价格考核采购人员的工作业绩

　财务部门应根据市场的变化和产品标准成本，对重点监控的材料定期定出标准采购价格，促使采购人员积极寻找货源，货比三家，不断降低采购价格。根据采购人员的采购价格偏离标准采购价格的幅度，确立奖惩的比例。低于标准采购价格完成企业采购任务的采购人员按比例给予奖励，对高于标准采购价格采购，而无法完成成本下降任务的采购人员，若无特殊理由，应按比例给予惩罚。

　二、降低材料成本的方法和手段

　1.通过付款条款的选择降低采购成本

　如果企业资金充裕，或者银行利率较低，可采用现金交易或货到付款的方式，这样往往能带来较大的价格折扣。同时，对于进口材料、外汇币种的选择和汇率走势也是要格外注意的。

　2.把握价格变动的时机

　价格会经常随着季节、市场供求情况而变动，因此，采购人员应注意价格变动的规律，在销售旺季和淡季的价格相差比较大的情况下把握好采购时机。

　3.向制造商直接采购或结成同盟联合订购

　向制造商直接订购，可以减少中间环节，降低采购成本，同时制造商的技术服务、售后服务会更好。另外，有条件的几个同类厂家可结成同盟联合订购，以克服单个厂家订购数量小而得不到更多优惠的矛盾。

　4.以竞争招标的方式来牵制供应商

　对于大宗物料采购，一个有效的方法是实行竞争招标，往往能通过供应商的相互比价，最终得到底线的价格。此外，对同一种材料，应多找几个供应商，通过对不同供应商的选择和比较使其互相牵制，从而使公司在谈判中处于有利的地位。

　5.选择信誉佳的供应商并与其签订长期合同

　与诚实、讲信誉的'供应商合作不仅能保证供货的质量、及时的交货期，还可得到其付款及价格的关照，特别是与其签订长期的合同，往往能得到更多的优惠。

　6.充分进行采购市场的调查和信息收集

　一个企业的采购管理要达到一定水平，应充分注意对采购市场的调查和信息的收集、整理，只有这样，才能充分了解市场的状况和价格的走势，使自己处于有利地位。

　三、影响采购成本策略的因素

　首先，所采购产品或服务的型态，是属于一次性的采购，或者是持续性的采购。这应是采购最基本的认知，如果采购的型态有所转变，策略也必须跟着作调整，持续性采购对成本分析的要求远高于一次性采购，但一次性采购的金额如果相当庞大，也不可忽视其成本节省的效能。

　接下来，年需求量与年采购总金额各为多少，这关系到在与供应商议价时，是否能得到较好的议价优势。但采购量又与产品所在其生命周期所处的阶段有直接的关系，产品由导入期、成长期到成熟期的过程中，采购量会逐渐放大，直到衰退期出现，采购量才会逐渐缩小。以第三产业为例，非常明显的，产品生命周期有逐渐缩短的趋势。

　最后，则是与供应商之间的关系，从卖方、传统的供应商、认可的供应商，到与供应商维持移伴关系，进而结为策略联盟，对成本资料的分享方式也不同。如果与供应商的关系普通，一般而言，是比较不容易得到详细的成本机构资料，只有与供应商维持较密切的关系，彼此互信合作时，才有办法做到。

　四、采购成本的控制战略

　为了降低采购成本，防止采购成本的流失，企业还需要一个整体采购战略。

　1.定期对产品规格及产品结构成本进行审核

　企业通过定期对产品规格及产品结构成本进行深入审核，寻找由于产品规格和产品结构成本不合理所造成的采购成本流失，在保证生产出来的产品仍然与消费者的价值相一致的基础上，通过变动产品规格和调整结构成本，以实现企业采购成本的下降。进行审核的时候，应使用一套整合系统将采购、市场、销售及生产部门的策略联系起来，从而确保决策能够很快得到实施。

　2.对竞争对手进行分析

　对竞争对手进行分析的目的是要明确企业自身与竞争对手相比的成本态势如何。自身的优势在哪里，对手的优势又在哪里，形成优势和劣势的根源是什么，然后从消除劣势，保持优势入手，制定在竞争中战胜对手的策略。通过对竞争对手的分析，找到努力的方向，在竞争中保持先机。

　3.对供应商成本结构及其经营业绩进行分析

　企业的采购管理不能只强调公司内部的努力，要真正做到对采购成本的全面控制，仅靠自身内部是不够的。应该了解重要供应商的成本结构，并分析造成成本的原因及其经营业绩，只有这样才能在价格谈判中占主动地位。可以通过参观供应商的实施，观察并适当提问以获得更多有用的数据;甚至为了合作，明确要求供应商店如实提供有关部门资料，以估算供应商的成本和收益。

　综上所述我们不难看出，企业的采购成本占据企业成本的重要位置，同时我们也知道采购成本控制的必要性。另外我们也掌握了企业制定采购制度工作，同时我们也知道一些采购成本的手段和方法等等。因此，企业要达到真正打控制采购成本的最终目的，是完全可以实现的。也就是说企业要想实现增加企业效益，增强企业竞争力，使企业的产品，确切的说企业将会在市场的不断竞争的今天如日中天。

控制企业采购成本的具体方法和策略

随着全球经济一体化的发展，国外竞争对手的介入，市场竞争日益激烈，使得国内制造企业以往通过赊销方式扩大销售量从而占有市场份额的经营模式已经难以在市场上站稳脚跟。因此，企业要实现长期可持续发展，首先必须转变观念，从思想上认识，进而通过改变经营策略，强化内部管理，从而建立新的竞争优势。如何有效降低成本，尤其是材料采购成本，将是企业增强盈利能力和参与市场竞争能力，走出困境的一条必经之路。国外学者研究认为，采购成本占销售收入的比重为40%-60%，如采购成本降低1%，则对利润的贡献会超过10%，可见采购成本直接关系着企业生产成本的高低，进而影响着企业竞争力和盈利水平。因此，企业对采购业务的管理效果如何是财务管理的关键点之一，也是企业加强成本管理的重点。一、目前财务管理对采购业务的管控的现状1.大多数企业目前对采购业务的管控仅限内部会计控制的要求。即财务人员按照企业规定的授权审批程序以及相关会计准则或制度的要求对采购发票、入库、付款、质保金等进行全面反映和监督，这是一种事后监督。而对影响采购成本的供应商评价，采购定价，合同条款的谈判，结算方式的选择以及是否需要对方办理履约保函、预付款保函等事前控制环节没有参与或参与得不够，很难在节约成本上发挥应有的作用，导致企业不能实现材料采购的精细化管理、实行最佳批量采购，造成采购成本和费用以及仓储费用居高不下，影响了企业成本控制成效的发挥。2.受企业信息技术控制硬件条件的限制，财务管理中存货管理往往仅限于分库别的总价值量的控制管理，无法实现和库房管理部门的实时动态信息共享，致使财务管理与实物管理相脱节，不利于企业及时了解库存量、对存货实施更为精细的管理，也给财务分析带来相当难度。3.采购业务的过程管理相对薄弱。如对合同跟踪不及时，存在货物未入库，货款却已支付、或款已支付，发票迟迟不回、或者款已付清，货物验收出现问题等被动局面，影响了企业材料采购工作的正常进行，加大了企业资金支付压力，甚至影响企业生产，最终信用受到损失。二、采购业务管理不善给企业带来的风险采购业务是企业生产经营的起点，既是“实物流”的重要组成部分，又与“资金流”密切关联。采购预算的制定与实施、供应商的准入和选择、采购方式的选择，采购物资的性价比、入库时间、采购合同的订立和跟踪、这很大程度上决定着企业的材料采购成本的高低，最终将影响产品的成本以及盈利水平。采购业务涉及预算、采购、质量、财务、监察审计等多个部门，由预算、采购、库管、质检、会计、出纳、审计、法律等多个不相容岗位人员协同完成，若某环节出现职责不清，互相推诿、授权不当、审批越权、岗位牵制混乱的现象，必将给企业带来很大的经营风险，影响企业的健康、持续发展。1.采购计划安排不合理，采购时机判断失误，往往会造成库存物资积压或短缺，影响生产经营活动的正常开展，最终会给企业造成重大经济损失。2.供应商选择不当，采购方式不合理，招标定价不科学，导致采购过程过程中发生舞弊现象，甚至会出现所采购物资质次价高的后果，严重影响所生产的产品质量。3.授权不明确，审批职责交叉混乱，导致采购业务出现舞弊，付款环节不规范，极易影响企业资金安全，给单位造成经济损失。4.入库验收不严格，极易造成物资与合同约定型号，产地，技术指标不符，不能满足企业生产的需要，影响生产活动的正常开展，使企业蒙受重大经济损失。三、完善采购业务财务管理应关注的几个问题为了更好的发挥财务管理职能，合理开展采购活动，不断规范采购行为，防范采购活动中潜在的风险，财务部门应全面梳理采购业务流程，从完善流程入手，采取切实有效的措施，合理控制采购风险，降低采购成本。1.根据企业相关采购业务管理、合同管理、全面预算管理等内部制度规定，进一步完善物资采购管理规程，明确采购业务归口管理职责的划分和权限审批程序，细化采购请购审核、审批程序，发票审核、付款节点审核、预付款条件审核、验收入库凭证审核等环节的会计审核方法和细则，为财务部门加强对采购业务的控制和监督提供制度保障，为实现采购业务规范化奠定基础。同时经办采购业务的会计、出纳、审核、合同管理等岗位间应当存在相互牵制，相互监督的机制，同时实行岗们定期轮换制度，防止违法乱纪行为的发生。2.在供应商准入评审环节，财务人员应当参与对供应商财务状况、资信状况等情况的审核，对大宗物资采购应当配合中介机构对供应商综合实力作出评价；在采购定价环节，应当依据财务部门所掌握的历史数据，结合市场变化，与询价价格作出对比，提出参考价格；在合同结算方式上财务人员应当参与结算方式的选择，涉及外币结算的，还应当根据市场汇率变化，利用自身掌握金融知识的优势，提出币种选择方案；在确定付款条件时，财务人员可与采购人员沟通协调，健全供应商档案，对供应商实施分类分批付款政策，充分利用企业信用，对大额付款应当根据供应商评审结果要求对方提供一定比例的履约保函，涉及预付款的还应当要求对方提供预付款保函，以最大限度的防范和降低企业资金风险，保证资金的安全、完整。3.运用物资采购管理、合同管理等ERP企业资源管理系统，对存货实施动态管理，定期对重点物资的价格、数量、价值变动情况进行分析，为财务预算的制定以及采购决策提供有效的数据支持。4.企业财务部门应当重视采购合同的动态跟踪管理,利用信息化手段，定期对合同的履行动态，到货和付款情况进行跟踪调查，对已到节点尚未办理货物入库手续、已办理入库手续发票未到的、或已支付预付款尚未到货或发票未到的情况应结合实际情况进行分类分析，定期通知采购部门，及

　导语：做好对企业采购成本的控制，不仅能够提高企业的综合竞争能力，还能够不断提升企业的利润空间。因此，做好对企业采购成本的控制早已成为所有企业面临的重要课题。

控制企业采购成本的具体方法和策略

1、建立、完善采购制度

　俗话说没有规矩不成方圆。严格、完善的采购制度，不仅能规范企业的采购活动，保证企业生产经营正常所需、及时供应，提高企业经营管理效率、杜绝部门之间扯皮、推诿，而且能规范采购人员的日常行为，防范在采购人员同供应商打交道时?暗箱操作?和?小动作?等舞弊行为。所以我认为采购部门也应像会计部门一样有严格的制度。

　1.1采购谈判

　采购谈判时采购商与供应商之间所进行的贸易谈判，是采购的一项重要工作，也是采购取得成功的关键。

　1.2采购计划

　它是企业生产经营计划的重要组成部分，是企业根据自身生产经营能力、市场供需状况等，对计划内的物料和其他物品的采购管理活动所做的预测。

　1.3订购合同

　采购合同是采购关系的法律形式，对于确立规范有效的采购活动、明确采购双方的权利义务关系、保护当事人的合法权益具有重要意义。采购合同中的关键事项：

　第一，交货价格和条件。通常购买者会坚持通过竟标或谈判达成固定价格，并对这个双方都可以接受的价格明确定义。

　第二，付款条件。付款方法以供应商的履约情况为基础。如当工作完成时，付总款的80%，其余20%的款项在客户完全肯定设备确实已经正常运转时支付;如果购买的是服务，则当供应商满足了用户要求时予以支付。

　2、建立完善的采购流程

　一般来说，采购部门需设置采购总负责人、询价员、采购员和库管员等几个岗位：采购总负责人全面负责材料的采购管理，依据材料需用计划和岗位目标责任成本的管理规定等，制定并执行采购计划，协调并充分利用内部资源，最终高效率低成本地采购到所需物资：询价员主要负责查询市场中所需物资的信息，书面提供给采购负责人和采购员，同时进行文档的存档管理;采购员的职责是以指定的.价格和数量执行采购任务;库管员的主要职责是按标准验收材料入库，材料入库后，合理规划存放和使用，尽可能的减少储存成本及所占空间，做好库房的管理工作。另外需要定期盘点，如发现存货短缺，及时报告给总负责人。

　3、合理选择供应商

　3.1询价

　一是制作询价文件。采购询价文件是供应商报价的依据，一个完整、正确的询价文件可以帮助供应商在最短的时间内提出正确、有效的报价。因此，供应商编制一个载有足量信息的询价文件是正确询价的首要条件。

　3.2招标选择

　它的首要工作是要准备一份合适的招标书，其次是要建立一个合适的评标小组和规则，再者是要组织好整个招标投标活动。招标活动的另一个关键环节组织评标，能否选择一个好的供应商，关键就要看评标活动的具体操作。做好评标，要组织一个好的评标小组。拟定一份好的评标规则，更要组织好评标活动。

　3.3建立供应商档案

　对企业选定的供应商要建立档案进行管理，及时掌握各供应商的声誉、资信等情况。供应商档案除有对供应商编号、详细地址和****外，还应有历史交易记录、现行设备与技术力量、财务状况、品质评级、银行账号等，每一个供应商档案应经严格的审核才能归档。

　3.4建立良好的合作关系

　大家都很熟悉的麦当劳和他的供应商有很特殊的关系，他们没有合同协议，在他们看来协议只是一张纸，麦当劳选择供应商的标准是诚信放在第一位。上海华联麦当劳有限公司陈总经理说：?他们的供应商都是按要求保质保量按时送货，从来没出过差错。?

　4、加强对采购人员的职业道德，进行绩效考核

　社会在发展，时代在进步，权势和地位悄悄的成了社会的老大，虚荣让人变得现实、庸俗、利欲熏心，个人素质在当下显得尤其重要，许多公司在招聘人才时，往往把个人素质和其专业水平看的同等重要。采购人员需具备的素质：

　4.1思想品德素质

　采购工作没有固定规则可循，采购行为的稽查也较为困难，使得采购工作是?良心工作?。一个合格采购人员应具备良好的思想品德素质。只有思想品德高尚，才能做到大公无私、克己奉公，处处为大局着想，不贪图蝇头小利。

4.2知识素质

　4.2.1采购业务基础知识。采购业务知识包括谈判技巧、商品知识、签约等基本知识。这是做好采购工作的基础，有助于采购人员与供应商的沟通，主动进行商品价值分析，开发新来源或替代品，从而降低采购成本。

　4.2.2市场学知识。只有正确了解消费者需要，充分掌握市场细分策略以及产品、价格、渠道、促销方面的知识，才能合理地确定采购商品的品种，从而保证所采购的商品适销对路。

　4.2.3文化基础知识。当今世界正处于知识经济时代，市场竞争激烈，而市场竞争归根到底是科技文化的竞争。只有具有较高的文化知识，才会拥有更强的竞争实力，才有可能在竞争中取胜。

　4.3工作绩效表现考核

　它一般在年底进行，每年一次。工作绩效表现考核是针对员工个人表现进行的，通常由员工与其主管面对面进行。考核通常制成标准格式，包括个人绩效、目标完成情况、总体表现、下阶段目标、个人工作培训与发展的建议等o

　5、把握价格变动时机、选择付款条件

　市场需求对销售业影响很大，如果需求量大，厂家会降低价格，给消费者让利;需求量小，价格会被抬高，以此调节市场经济。企业有时候急需资金运转，而应收账款又很多，这时他们出台优惠政策使货商尽早支付货款来回笼资金o

　6、选择合理的采购方式

　单位应根据自己的实际情况选择合理的采购方式，除单一采购外还包括：

　6.1集中采购

　它是相对于分散采购而言的，是指企业在核心管理层建立专门的采购机构，同意组织企业所需物品的采购进货业务。跨国公司的全球采购部门的建立是集中采购的典型应用。它以组建内部采购部门的方式，来统一管理其分布于各地分支机构的采购业务，减少采购渠道，通过批量采购获得价格优惠。

　6.2联合采购

　中小企业联合抵御风险，中小企业如果在原材料采购上联合起来，就可以增加防范风险的能力。一来多家企业联合采购，集小订单成大订单，增强集体的谈判实力，获取采购规模优势，争得和大企业一样的地位;二来联合采购的对象是原材料生产企业，通过直接与制造商交易，减少中间层次，大大降低流通成本和保障产品质量。