单位保存的会计档案不得对外借出_单位原始凭证外借的问题

大家好！今天让小编来大家介绍下关于单位保存的会计档案不得对外借出_单位原始凭证外借的问题的问题，以下是小编对此问题的归纳整理，让我们一起来看看吧。

文章目录列表:

会计档案的管理

会计 档案 的管理有哪几个方面?

会计档案的管理包括造册归档、制定使用及借阅手续、确定保管期限、严格履行销毁手续等方面。

各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理 制度 ，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。

会计档案的管理工作主要包括以下几个方面：

1、造册归档

各单位每年形成的会计档案，应由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管;未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。

2、制定使用及借阅手续

各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。各单位应当建立会计档案查阅、复制登记制度，应设置?会计档案查阅登记簿?，用来登记查阅人、查阅日期、查阅理由、归还日期等。

本单位人员查阅会计档案，需经过会计主管人员同意;外单位人员查阅会计档案，要经过单位负责人批准，并出具正式 介绍信 。

3、遵守保管期限和履行销毁手续

会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年五类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。具体如?企业和建设单位会计档案保管期限。

单位原始凭证外借的问题

一、修订背景

财政部、国家档案局于1984年联合发布了《会计档案管理办法》，并于1998年对该办法进行了第一次修订。现行《管理办法》实施10多年以来，对于规范和加强单位会计档案管理、促进会计工作更好地为经济建设服务等发挥了积极作用。近年来，随着我国市场经济体制的不断健全、经济社会的快速发展以及信息技术的广泛应用，会计档案的范围内容、承载形式、管理方式、应用程度等均发生了较大的变化，现行《管理办法》的有关条款已经无法适应新情况和新变化，突出表现在：

（一）随着各单位信息化水平和精细化管理程度的日益提升，越来越多的会计凭证、账簿、报表等会计资料以电子形式产生和传递，并形成大量的电子会计档案，需要予以规范。

（二）随着经营管理对会计核算多维信息需求的增加，会计档案数量大幅上升，档案管理工作面临着成本效率问题，会计档案的保管形式需要进行变革。

（三）随着我国会计法律法规的不断完善，以及国家有关档案管理标准的出台或修订，会计档案的范围、保管、利用、销毁、交接等方面的规定，相应需要进行调整。

二、修订的主要内容

（一）明确会计档案的定义和范围

现行《管理办法》采用列举的方式，提出了四类应当归档的会计资料，但未对会计档案的内涵进行界定。列举之外的其他会计资料是否应当归档，缺少相应的判断标准，导致各单位在实际工作中的做法存在较大差异或者出现一些争议。因此，根据《档案法》以及相关制度办法关于档案的表述，修订后的《会计档案管理办法》（以下简称《新管理办法》）对会计档案进行了定义，规定“本办法所称会计档案是指各单位在进行会计核算过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料”。

同时，根据《会计法》，《新管理办法》对会计档案的范围进行了适当调整，规定会计档案应该包括：

（1）会计凭证：原始凭证，记账凭证。

（2）会计账簿：总账，明细账，日记账，其他辅助性账簿。

（3）财务会计报告：月度、季度、半年度、年度财务会计报告。

（4）其他会计资料：其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

（二）明确电子会计档案的管理要求

随着互联网的飞速发展，云计算时代的来临，会计信息化步伐不断加快，电子会计资料正逐步取代纸质会计资料，在会计核算和财务管理中发挥着日益重要的作用。现行《管理办法》规定“采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并财政部、国家档案局备案”。在信息化时代，电子档案管理的法律规范和技术手段已经较为成熟，要求同时保存纸质和电子的会计档案意义不大，也大大增加了档案的管理成本。此外，所提的备案要求既有悖于国务院关于转变政府职能、简政放权的精神，也并不符合目前实际的做法。

为此，《新管理办法》删除了备案的规定，并进一步肯定了电子会计档案的有效性和可替代性（对纸质会计档案的替代），规定“单位内部形成的电子会计资料，同时满足下列条件的，可仅以电子形式归档保存：

（1）形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；

（2）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；

（3）使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；

（4）采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；

（5）建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；

（六）形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。

满足本办法第八条规定条件，单位从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。相应地，根据国家有关规定，《新管理办法》对电子会计档案的移交、销毁、利用等也提出了有关要求。

（三）完善会计档案的销毁程序和要求

会计档案的销毁是会计档案管理工作的重要环节，其中，销毁鉴定是销毁的前提和基础。现行《管理办法》第十条规定了会计档案销毁的具体程序，但未明确销毁前的鉴定工作和有关责任，同时要求“单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见”，这在一定程度上将销毁的最主要责任归于单位负责人。在实际工作中，为避免可能发生的风险和承担的责任，对于已超过最低保管期限且符合销毁条件的会计档案，单位负责人一般也不愿轻易销毁，会计档案销毁工作很难有效实施。因此，《新管理办法》增加了销毁鉴定的程序和要求，规定“各单位应当成立档案鉴定委员会（或小组），定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定销毁意见书。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应重新划定保管期限；对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以进行销毁。”

监销是保证销毁工作按照规定程序和要求进行的一项制度安排。现行《管理办法》规定，“销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销”。会计档案销毁属于单位的内部管理事务，由内部相关部门进行监销已经能够起到应有的监督作用，国家机关销毁会计档案再由财政部门、审计部门派员监销，实际意义不大，也增加了行政管理成本。为此，《新管理办法》删除了财政部门、审计部门派员监销的规定，同时进一步明确单位内部组织监销的有关要求，规定“单位档案机构、会计机构、审计机构共同负责组织销毁工作，并共同派员监销。电子会计档案销毁时，还应当由信息系统管理机构派员监销。”、“监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。”

（四）结合实际需要完善或修改相关内容

一是延长会计档案移交档案机构（档案工作人员）的期限。

现行《管理办法》要求会计年度终了后，会计档案可暂由会计机构保管一年，一年后应当移交本单位档案机构统一保管。实际工作中，很多单位会计机构的需要应对会计师事务所的审计以及业务主管部门、审计部门、税务部门等的检查，通常近三年的会计凭证、账簿、报表需要随时查阅。为减少审批手续，提高工作效率，会计机构往往申请推迟档案移交的时间。为此，新《管理办法》规定，“属于当年归档范围的会计资料，一般应当在会计年度终了后半年内，由单位会计机构向档案机构或档案工作人员进行移交。因工作需要确需推迟移交、由会计机构临时保管的，应当经档案机构或档案工作人员所属机构同意，且最多不超过三年。”

二是完善会计档案利用的有关要求。

现行《管理办法》规定，“各单位保存的会计档案不得借出”。实际工作中，在业务主管部门的检查、国家审计部门的审计中或者出于司法需要，会计档案会被借出。因此《新管理办法》规定，“单位保存的会计档案一般不得对外借出。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的，应当严格按照规定办理相关手续。”

三是明确代理记账中涉及的会计档案管理问题。

近年来，我国会计服务外包发展迅速，很多小企业委托中介机构代理记账。因此，《新管理办法》规定“单位委托中介机构代理记账的，应在签订的书面委托合同中，明确会计档案的保管要求及相应责任”。

四是根据会计档案的实际利用情况，将会计档案的定期保管期限由五类改为两大类，删除了三年的定期保管期限类别，并相应调整了附表中的保管期限。

会计档案管理办法全文

原始凭证不得外错。其他单位如有特殊原因确实需要使要原始凭证时，经本单位会计机构负责人、会计主管人员批准，可以复制。向外单位提供的原始凭证复制件，应在专设的登记簿上登记，并由提供人员和收取人员共同签名、盖章。

任何单的原始凭证是不能外借的，经本单位领导批准后，可以复制。遇特殊情况，原始凭证经上级主管机关或母公司调用，或者由司法机关查封扣押，则不属于外借性质。

单位负责人批准后可以复制的是会计档案。原始凭证比较特殊，需要由会计机构负责人、会计主管人员批准才可以复制。

财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》规定：各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。

扩展资料：

1、原始凭证必须具备的内容：原始凭证的名称;填制凭证的日期;填制凭证的单位名称和填制人姓名;经办人员的签名或盖章;接受凭证单位的名称;经济业务的内容;数量、单价和金额。

2、外来原始凭证(如发票、收据等)，必须盖有填制单位的财务专用章或发票专用章，同时具有套印的税务部门或有权监制部门的专用章以及填制人员的签名或盖章;从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或者盖章，同时应写明住址，必要的注明身份证号码。

3、自制原始凭证(如入库单、领料单等)必须有经办单位负责人(或其指定的人员)和经办人签名或者盖章。

4、凡需填写大写和小写金额的原始凭证，大写与小写金额必须相符。购买实物的原始凭证，必须有实物验收证明;支付款项的原始凭证，必须有收款单位和收款人的收款证明。

百度百科-原始凭证

　财政部关于印发《会计档案管理办法》的通知

　财会字[1998]32号

　1998.8.21

　各省、自治区直辖市、计划单列市财政厅(局)、档案局，新疆建设兵团，国务院各部委、各直属机构，国务院机关事务管理局，******直属机关事务管理局：

　财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》自1984年实施以来，对加强单位会计档案管理、促进会计上作为单位经济和国家经济建设服务等方面发挥了积极的作用。

　随着我国的发展，经济和会计工作中的新情况、新问题不断出现，原会计档案管理规定己不适应经济发展和会计改革的要求。

　为此，财政部和国家档案局在总结《会计档案管理办法》实施情况和充分调查研究的基础上，依据《会计法》和《档案法》的有关规定，对《会计档案管理办法》进行了修订，现予印发，自1999年1月1日起施行。

　1984年6月l日财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》自新办法实施之日起同时废止。请布置所属单位贯彻实施。

会计档案管理办法

　第一条 为了加强会计档案管理，统一会计档案管理 制度 ，更好地为发展服务，根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》的规定，制定本办法。

　第二条 国家机关、社会团体、企业、事业单位、按规定应当建账的个体工商户和其他组织(以下简称各单位)，应当依照本办法管理会计档案。

　第三条 各级人民政府财政部门和档案行政管理部门共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。

　第四条 各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等 管理制度 ，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。

　第五条 会计档案是指会计凭证，会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。

　具体包括：

　(一)会计凭证类：原始凭证，记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证。

　(二)会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账薄。

　(三)财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

　(四)其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。

　第六条 各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。

　当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管;未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳入员不得兼管会计档案。

　移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。

　第七条 各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

　各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度。

　第八条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。

　定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。

　会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

　第九条 本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。

　各单位会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的，可以比照类似档案的保管期限办理。

　第十条 保管期满的会计档案，除本办法第十一条、规定的情形外，可以按照以下程序销毁：

　(一)由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称。

　卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

　(二)单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。

　(三)销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。

　(四)监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案了销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。

　第十一条 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到末了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

　正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。

　第十二条 采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。

　具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条、件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。

　第十三条 单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管，法律、行政法规另有规定的，从其规定。

　第十四条 单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案;单位分立后原单位解散的，共会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或移交档案馆代管，各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。

　单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。 ;